Gut besprochen ist halb umgesetzt

Besprechungen moderieren, das neue Buch von Ulrike Wikner.

Von Nina Hesse

Im Vorbeigehen sagt Ihnen der Chef: "Ich muss los, dringender Kundentermin ... könnten Sie heute mal das Bereichsmeeting moderieren?" Nur keine Panik. Eine Diskussion zu lenken und gemeinsam ein Ergebnis zu erarbeiten ist keine Zauberei.

Ein Meeting wie tausend andere. Es geht mal wieder drunter und drüber. Lange Diskussionen ohne Ergebnis. Herr M. agiert schon wieder seine Profilneurose aus. Frau R. fällt allen ins Wort und fragt ständig nach, wer eigentlich Schuld ist an dem verpfuschten Vorgang von letzter Woche. Und Herrn W. würden die meisten am liebsten gar nicht dabeihaben, weil er mit seinen rabenschwarzen Kommentaren nach dem Motto "Das funktioniert doch sowieso nicht" jeden halbwegs konstruktiven Vorschlag abbügelt.
Eine gute Moderation kann viele dieser Probleme verhindern oder zumindest entschärfen. Wenn Sie die Rolle des Moderators übernehmen (oder zugewiesen bekommen), ist es Ihre Aufgabe, die Kollegen in ein zielorientiertes Gespräch zu führen und das Meeting pünktlich mit einem konkreten Ergebnis zu beenden. Unmöglich? Aber nein! Der Schlüssel dazu ist eine gute inhaltliche und mentale Vorbereitung - sie gibt, so verspricht Ulrike Wikner, auch Anfängern Sicherheit. Knapp und klar erklärt die Autorin, wie man die richtigen Rahmenbedingungen für das Meeting schafft, Visualisierungen vorbereitet, Ziele klärt und verfolgt. Und beantwortet auch grundlegende Fragen wie: Was für verschiedene Protokollformen gibt es eigentlich? Welche Fragetechniken kann man einsetzen und wie funktioniert "aktives Zuhören"?

Schritt für Schritt durch die Besprechung.

Ihr Schritt-für-Schritt-Plan führt den Moderations-Neuling durch die verschiedenen Phasen des Meetings: Den Einstieg mit Vorstellung, Rollenverteilung und Festlegung der Spielregeln, die Bearbeitung der Themen, Abschluss, Nachbereitung und Auswertung. All das garantiert natürlich noch kein produktives Meeting. Praktisch ist deshalb auch Wikners Leitfaden, wie man eine Diskussion führt und bei kontroversen Themen und unterschiedlichen Standpunkten vorgeht. Mit Visualisierungstechniken wie der Pro- und Kontra-Aufstellung, Kartenabfrage und MindMaps alles kein Problem. Mit etwas Geschick hat man zum Schluss mit den Teilnehmern einen konkreten Maßnahmenplan erarbeitet, in dem klipp und klar erfasst ist, wer was wann zu tun hat.
Und was ist, wenn das nicht hinhaut und renitente Teilnehmer das Meeting auf eine Klippe zusteuern lassen, vielleicht sogar der Chef selbst? Dann ist es Zeit für die Tipps aus dem Kapitel "Störungen und Widerstände". Manchmal löst es den Knoten bereits, wenn der Moderator die Argumente noch einmal zusammenfasst oder die Kontrahenten in einen "Kontrollierten Dialog" bringt. Man kann, so empfiehlt Wikner, auch die Diskussion unterbrechen und hoffen, dass sich die Gemüter in der Pause etwas abkühlen. Zur Not nimmt man besonders nervige Teilnehmer bei dieser Gelegenheit unter vier Augen ins Gebet.

Besonders für Eilige geeignet.

Nach dem bewährten Muster der Reihe x-presso (Motto: Keine Panik!) bietet Wikners Büchlein aufs Wesentliche abgespeckte Informationen. Reicht die Zeit nicht mal für die 96 Seiten eines x-pressos, kann man in einem eigenen Kapitel nachlesen, was zu tun ist, wenn man nur einen halben Tag oder gar nur eine Stunde Zeit hat. Das reicht, um sich die wichtigsten Tipps zu Vorbereitung und Ablauf zu Gemüte zu führen, Checklisten und Vorlagen aus dem Buch herauszukopieren und mit einem guten Gefühl den Besprechungsraum zu betreten.

Ulrike Wikner:
Besprechungen moderieren. Top-Tools für effiziente Meetings,
Financial Times Prentice Hall, München 2002,
96 Seiten, 9,95 Euro,
ISBN 3-8272-7051-0

Nina Hesse ist freie Mitarbeiterin von changeX.

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