Manchmal gleichen sie dem Geschnatter am Ententeich: Sitzungen, Konferenzen, Versammlungen, Meetings oder Brainstormings. Für viele sind sie der blanke Horror: Etwa wenn Vielredner in epischer Breite Belangloses von sich geben, Teilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und andere die Besprechung als Podium nutzen, um die eigene Bedeutung oder Macht zu demonstrieren. Hernach sind alle frustriert, das Problem, dessentwegen man zusammengekommen war, aber ist noch lange nicht gelöst. Im Klartext: Man hat seine Zeit verschwendet. Der erfahrene Wirtschaftswissenschaftler und Leiter des MENSOR Instituts für Managementwicklung und systemische Organisationsberatung, Hartmut Laufer, erklärt in seinem neuen Buch, wie sich genau das vermeiden lässt: durch penible Planung, sagt er.
Dazu gehört zuallererst, zu wissen, was man will: Informationen austauschen? Ideen entwickeln? Probleme lösen? Konflikte bewältigen? Oder Entscheidungen treffen? Jede der fünf Besprechungskategorien stellt an den Gesprächsleiter unterschiedliche Anforderungen. Besprechungen zur Ideenfindung zum Beispiel erfordern eine möglichst ungezwungene Atmosphäre. Der Gesprächsleiter hat dafür zu sorgen, dass ein "hierarchie-, stress- und spannungsfreies Gesprächsklima herrscht", sagt Laufer. Er müsse sich als "neutraler Moderator" empfinden und dürfe nicht dominierend wirken. Vorschläge müssen vorurteilsfrei angehört und festgehalten werden; und auch zunächst abwegig erscheinende Ideen dürfen nicht vorschnell verworfen werden. Auch Zeitdruck ist ein Ideenkiller - daher rät Laufer, immer einen Besprechungstermin ohne nachfolgende Verpflichtungen zu vereinbaren.

Einheitliche Systematik trotz Problemvielfalt.

Aber auch wenn der Rahmen geklärt ist, besteht die Gefahr, dass sich Besprechungen in die Länge ziehen. Vor allem, wenn schwierige Entscheidungen anstehen oder starke Emotionen die Teilnehmer beeinflussen. Deshalb rät Laufer, jeden Problemlösungsprozess zu systematisieren. Das ist die Botschaft, die sich durch sein ganzes Buch zieht: Effiziente Besprechungen folgen einer einheitlichen Ablaufstruktur. Diese beginnt mit der Problemanalyse - hier werden Probleme umfassend und eindeutig beschrieben und es wird die Zielrichtung der Lösungsmaßnahmen festgelegt. Es folgt die Ideenfindung - es gilt Ideen zu entwickeln, zu sammeln und zu ordnen, um schließlich Lösungsalternativen aufgrund der Ideen zu formulieren. Der dritte Punkt behandelt die Alternativenbewertung: Hier werden Entscheidungskriterien festgelegt, gemäß ihrer Bedeutsamkeit gewichtet und schließlich zur Bewertung der Lösungsalternativen verwendet. Im vorletzten Punkt, der Alternativenauswahl, gilt es die zu realisierenden Alternativen auszuwählen, plausibel zu begründen und das Entscheidungsverfahren nachvollziehbar zu dokumentieren. Als abschließenden Punkt nennt Laufer die Maßnahmenplanung: Also einen Katalog der Lösungsmaßnahmen aufzustellen, einen Ablauf- und Zeitplan zu entwerfen und schließlich auch Kontrollmaßnahmen und -termine zu vereinbaren. "Auf diese Weise ist es für den Gesprächsleiter weniger schwierig, bei Themenabweichungen oder polemischen Angriffen die Teilnehmer immer wieder auf das Besprechungsziel hinzulenken, ohne dabei oberlehrerhaft zu wirken oder jemanden persönlich zu kritisieren."

Zeitdiebe in der Besprechung.

So weit der Ablauf des Problemlösungsprozesses - drum herum spart Laufer auch nicht mit Tipps, die helfen, eine stockende Besprechung wieder in Schwung zu bringen: von Strategien gegen Konfusion und Denkblockaden bis hin zu Techniken gegen die Passivität einzelner Teilnehmer reicht die Palette. Nicht zuletzt geht der Autor aber auch auf die grundlegenden emotionalen Bedürfnisse aller Besprechungsteilnehmer ein. Denn wer jemanden motivieren will, Vereinbarungen zuzustimmen, die dessen persönlichen Zielen vielleicht widersprechen, wird nur Erfolg haben, wenn er ihm auf der Gefühlsebene Anerkennung signalisiert: von "Sympathiebeweisen, wertschätzenden Gesten, einem wichtigen Erkenntnisgewinn oder einfach nur durch Freude an der Sache", sagt Laufer.
Das ist gleichzeitig eine Stärke dieses Buches: Im Mittelpunkt steht eindeutig der Mensch und nicht der prozedurale Ansatz, der durch Checklisten abgearbeitet werden kann. Das System bleibt Mittel zum Zweck, mehr nicht. Aber auch nicht weniger: Es ist detailliert beschrieben, stringent und wie der Ansatz selbst folgt der Aufbau des Buches einer Logik, die keine Widersprüche aufscheinen lässt.

Florian Michl ist freier Mitarbeiter bei changeX.

Hartmut Laufer:
Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen.
Besprechungen effizient organisieren und leiten.
Gabal Verlag, Offenbach 2009,
192 Seiten, 19.90 Euro.
ISBN 978-3-89749-922-5
www.gabal-verlag.de

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