Der Morgen, an dem Harold aus unruhigen Träumen erwachte und sich in seinem Bett in einen Hamster verwandelt sah, liegt schon weit zurück. Er weiß schon gar nicht mehr, wie lange er schon gestresst von E-Mails, Mailbox-Nachrichten und Besprechungsprotokollen im Rad immer schneller rennt, ohne an sein Ziel zu kommen - und ihm dabei auch noch droht, sein eigenes Leben zu verpassen. "Wie komme ich aus dem verfluchten Hamsterrad wieder heraus", fragt Harold verzweifelt einen Produktivitätsexperten. Dieser diagnostiziert ein Problem mit dem Informationsmanagement und erklärt: "Als sich Posteingangsboxen und digitale Ablagesysteme sprunghaft ausbreiteten, fing es an, dass Millionen Berufstätiger sich wie Hamster vorkamen. Deswegen ist es höchste Zeit, dass die Hamster zurückschlagen!" Er lädt Harold ein, sich an der Hamster-Revolution zu beteiligen. Und die Rechnung, die er aufstellt, überzeugt: 75 E-Mails täglich mal 240 Arbeitstage sind 18.000 Mails jährlich. Veranschlagt man zwei Minuten pro Mail, so sind das 36.000 Minuten, also 600 Stunden oder 75 Arbeitstage im Jahr, die Harold nur mit Mails verbringt. Demgegenüber steht der Arbeitsplan der Hamster-Revolution: Er verspricht die jährliche E-Mail-Arbeitszeit um 20 Prozent zu verringern - das sind 15 Tage zurückeroberte Lebenszeit.

Erst fragen, dann senden.

Erreichen kann man das mit vier Strategien. Die erste Strategie besteht darin, das E-Mail-Volumen zu reduzieren. Und die einfachste Technik dieser Strategie lautet: "Sende weniger - erhalte weniger." Denn Untersuchungen haben ergeben, dass von fünf eingegangenen Mails drei einer Antwort bedürfen. Was auch heißt, dass fünf versandte Mails wiederum drei Mails als Antwort nach sich ziehen. Also braucht man nur eine Regel, die eindeutig und für jeden verbindlich definiert, was gesendet werden sollte und was nicht. "Bevor du Senden klickst, beantworte die Fragen: Ist meine E-Mail erstens nötig, zweitens angemessen und drittens richtig adressiert?" So sind redundante Mails oder solche, die ohnehin leicht auffindbare Informationen erhalten, genauso zu vermeiden wie unüberlegte, emotional übereilte. Und auch der Allen-antworten-Befehl sollte für "Nebensächlichkeiten, Geschwätz und triviale Dank-E-Mails absolut tabu sein".
Die zweite Strategie betrifft die Qualität der E-Mails selbst: So ist der Betreff präzise zu formulieren und der Text der Mail übersichtlich zu gestalten. Einfache Kategorien - wie Aktion, Info, Anfrage, Bestätigung und erledigt - erleichtern in der Betreff-Zeile das schnelle Verständnis. Der Inhalt einer Mail ist in drei Bestandteile, die auch optisch voneinander getrennt sind, aufzuteilen: Handlungsanweisung, Hintergrundinformation und Briefschluss. Denn: "Das Aufbrechen, das Portionieren des Inhalts ist eine ganz einfache Methode, die Kommunikation zu beschleunigen - und übrigens auch, um sein eigenes professionelles Image zu polieren."

Richtig ablegen und schnell finden.

Doch wie schafft man es, dass andere qualitativ bessere Mails verschicken? Die Antwort liefert die dritte Strategie: "Info-Training", das heißt offen sein für Anregungen anderer, gleichzeitig aber die beiden genannten Strategien umsetzen und diese anderen verständlich machen - in der Hoffnung, dass der gute Rat dann auch ankommt und umgesetzt wird.
Die vierte Strategie betrifft schließlich die Ablage. Hier empfehlen die Autoren das "Kota-Programm" zur Systematisierung: Mails werden konsequent nach ihrem Inhalt in den Ordnern Kunden, Output, Teams und Administration abgelegt. Insofern ist es einfacher, die Information zu finden, die man braucht. Darüber hinaus lässt sich das Kota-Programm auch auf andere Dokumente anwenden, die zu archivieren sind. "Ob man jetzt nach einer wichtigen E-Mail sucht oder nach einem Papierdokument - man braucht sich nur ein einfaches Organisationssystem einzuprägen: Kota."
Die Anwendung der vier Strategien verwandelt Harold. Als der Produktivitätsexperte ihn nach sechs Monaten wieder sieht, ist aus dem nervösen Hamster mit weiß-braun gesprenkeltem Fell wieder ein Mann in dunkelblauem Anzug mit selbstsicherem und entspanntem Auftritt geworden. Mit diesem Augenzwinkern ist das Buch geschrieben. Kurzweilig und anschaulich vermitteln die Autoren anwendungsorientierte Hilfestellungen, um dem täglichen E-Mail-Chaos besser gewappnet gegenüberzutreten. Drei Stunden Lesezeit für mehr Lebenszeit. Lesenswert.

Sascha Hellmann ist freier Mitarbeiter bei changeX.

Mike Song / Vicki Halsey / Tim Burress:
Die Hamster-Revolution.
Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos.
Gabal Verlag, Offenbach 2007,
168 Seiten, 19.90 Euro.
ISBN 978-3-89749-769-6
www.gabal-verlag.de

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