Risiken im Griff zu haben, damit das Unternehmen nicht unversehens in die Katastrophe schlittert, ist von jeher eine wichtige Aufgabe des Managements. Doch mittlerweile ist es auch offiziell zur Pflicht geworden: Neue gesetzliche Regelungen, besonders die Basel-II-Vorschriften, legen sehr deutlich fest, dass die oberste Führungsebene beispielsweise in Banken bei der Steuerung der operationellen Risiken eine hohe Verantwortung hat.
Für die Unternehmen bedeutet das ein Umdenken - nun müssen sie das Thema systematisch angehen. Bisher haben sie operationelle Risiken meist mit Hilfe von Einzellösungen überwacht, jede Abteilung entwickelte ihre eigenen Ansätze und Praktiken. Das Resultat: ein schlecht überschaubares Flickwerk, das der Führungsebene das Risikomanagement unnötig schwer macht und letztlich selbst zum Risiko wird.
Hinzu kommt, dass Risikoereignisse bisher in der Regel mit Hilfe der Revision gesteuert werden. Doch das ist unter Umständen fatal: Mit Revisionsverfahren ist es nicht möglich, die potenziellen Risiken eines Prozesses rechtzeitig zu erkennen oder gar vollständig zu vermeiden. Angesichts der schwerwiegenden Folgen eines operationellen Versagens sind Unternehmen daher gut beraten, einen einheitlichen Prozess zur Risikosteuerung einzuführen, der mit allen Bereichen, die in der einen oder anderen Form Maßnahmen ergreifen müssen, verknüpft sein sollte.

Konkret bedeutet das, dass Basel II neue Technologien zur Steuerung der operationellen Risiken notwendig macht. Also nur eine weitere schwierige und teure technische Herausforderung? Glücklicherweise nicht. Denn die Investitionen, die für die neue Technologie notwendig sind, können über die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hinaus große Vorteile für das Unternehmen haben.
Wenn die neue Technologie in die bestehenden Systeme und Prozesse des Finanzinstituts integriert wird, kann sie die Effizienz, die Berechenbarkeit und die Anpassungsfähigkeit der Operationen der jeweiligen Unternehmen enorm steigern - der Lohn ist also eine höhere Flexibilität. Besonders geeignet für diese Aufgabe ist, dessen sind sich eine wachsende Anzahl von Systemadministratoren einig, BPM-Software (Business Process Management, Steuerung von Geschäftsprozessen). Sie ist das beste Instrument zur Überwachung und Steuerung operationeller Risiken, denn damit kann man die verschiedenen Unternehmensaktivitäten koordinieren - ganz unabhängig davon, ob sie von Mitarbeitern oder Informationssystemen ausgeführt werden.

Aber erst einmal einen Schritt zurück: Was macht eigentlich operationelle Risiko aus? Der Basler Ausschuss definiert es als "die Gefahr von unmittelbaren oder mittelbaren Verlusten, die infolge der Unangemessenheit oder des Versagens von internen Verfahren, Menschen und Systemen oder von externen Ereignissen eintreten". Im Gegensatz zum Kredit- oder Marktrisiko betrifft das operationelle Risiko das gesamte Unternehmen. Grundsätzlich fallen darunter die meisten Risiken, die weder als strategisch noch als kredit- oder marktbezogen gelten können. Daher zählen Bereiche wie die direkte Steuerung der mit dem Personalwesen verbundenen Prozesse nicht zu den operationellen Risiken. Die Überwachung und Steuerung von Abwicklungsrisiken, internen Kontrollsystemen sowie entscheidungsrelevanten Informationen gehören jedoch sehr wohl dazu. Das Abwicklungsrisiko umfasst beispielsweise Probleme bei der Lieferung von Produkten und Dienstleistungen oder Fehler bei Verhandlungen, wobei beispielsweise schlichtes menschliches Versagen oder ein fehlerhaftes Verfahren zum Scheitern eines Vertrages oder zu noch größeren Risiken führen kann. Was interne Kontrollsysteme anbelangt, so können diese bei fehlerhaftem Entwurf oder fehlerhafter Umsetzung dazu führen, dass die den Entscheidungsträgern übermittelten Daten falsch oder ungeeignet sind oder sogar verspätet eintreffen. Negative Auswirkungen auf Steuerungs- und Entscheidungsprozesse des Managements sind in diesem Fall absehbar. Die umfassende und effiziente Steuerung all dieser Faktoren ist eine Herausforderung, die manch einem unüberwindbar erscheinen mag. Doch genau für diese Aufgaben ist BPM-Software optimal geeignet.

Die Art und Weise, wie in einem Unternehmen Prozesse gesteuert werden, bestimmt den Grad der Kontrolle des Unternehmens. Damit die zentralen Prozesse kontrolliert werden können, braucht man jedoch geeignete Werkzeuge. Schwierig macht die ganze Sache zudem, dass die Geschäftsprozesse, die mit der Steuerung der operationellen Risiken verbunden sind, häufig innerhalb von Schnittstellen zwischen einzelnen Anwendungen, verbindenden Elementen und Arbeitspraktiken der Mitarbeiter der Bank "versteckt" sind. Sie haben sich im Laufe der Jahre entwickelt und wurden durch Fusionen und Akquisitionen weiter ausgebaut.
Dadurch ist es schwer zu begreifen, wie ein solcher Prozess genau funktioniert, wer welche Aufgaben ausführt und wer für die einzelnen Prozesse verantwortlich ist. Diese Situation bringt es mit sich, dass es leicht zu einem Versagen bei der Steuerung der operationellen Risiken kommt: Auslöser können sowohl ein schwerwiegender Fehler auf der Managementebene als auch eine einfache Panne im Alltagsgeschäft sein. Die BPM-Lösungen umfassen einen Katalog verschiedener Hilfsmittel, mit denen interne und externe Prozesse und Aktivitäten eines Unternehmens erstellt, verändert und flexibler gestaltet werden können.
Die Software erzeugt eine unabhängige Prozessschicht, die die Verfahren von dem technologischen Umfeld und den zugrunde liegenden Daten trennt. Dank dieser Schicht werden die Prozesse, die einem operationellen Risiko unterliegen, deutlich herausgestellt und damit dem Management zugänglich gemacht. Mit dem Business Process Management können diese Prozesse modelliert und dynamisch gesteuert werden, um Kontrolle, Effizienz, Dienstleistung und Flexibilität zu optimieren. Das heißt, sie ermöglichen ein Verständnis der Funktionsweise des Unternehmens und damit eine tiefer gehende Steuerung der Vorgänge. Außerdem enthalten sie nützliche Informationen zu kritischen Prozessen, die dabei helfen, die Kontrollmechanismen zu perfektionieren.

Jede Strategie zur Bewältigung des operationellen Risikos muss zwei zentrale Anforderungen erfüllen, die eng miteinander verbunden sind: Einerseits muss sie Geschäftsprozesse automatisieren und steuern können, andererseits die Daten so zusammenstellen, dass Entscheidungen rechtzeitig getroffen und zudem gut dokumentiert werden. Eine Automatisierung hat mehrere Vorteile, sie verbessert die operationelle Effizienz und reduziert Kosten. Außerdem bietet sie die Möglichkeit, alle Aktivitäten im Unternehmen bis ins letzte Detail zu verfolgen. Mit Business Process Management können Unternehmen beispielsweise rasch herausfinden, an welchen Stellen die Prozesse am häufigsten versagen oder normalerweise menschliche Fehler auftreten (wie zum Beispiel bei der Dateneingabe in Informationssysteme). Die Risikomanager erfahren dank der BPM-Software, wer was wann tut (und möglicherweise sogar, warum dies geschieht). Mit der Automatisierung kann die Verfolgung der Aktivitäten mit Daten aus zugrunde liegenden Systemen bereichert werden, wie beispielsweise mit Daten zu Aktien, Derivaten und Rentenwerten, die aus dem Back Office, Middle Office oder Front Office stammen.
Zusammengefasst hat die Integration der BPM-Technologie zur Steuerung des operationellen Risikos folgende Vorteile:

Die Software AG ist seit über 35 Jahren im Geschäft und erfahren darin, Unternehmen bei der Einführung einer serviceorientierten Architektur und einer auf Geschäftsprozessen basierenden Infrastruktur zu unterstützen. Immer mehr Unternehmen wissen heute die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem etablierten Anbieter zu schätzen und machen die Technologie der Software AG zur Grundlage ihrer Geschäftsstrategie. In einem stark umkämpften Mark konzentriert sich die Software AG auf Legacy Modernization, XML Business Integration sowie Business Process Management und bietet damit Lösungen für die Herausforderungen, die Unternehmen heute und morgen meistern müssen. Weitere Informationen über die Software AG: bpm@softwareag.com oder www.softwareag.com.

Javier Cancela ist Strategic Business Director im Bereich Business Process Management der Software AG für die Regionen Südeuropa und Lateinamerika. Er verfügt über mehr als acht Jahre Erfahrung auf den Gebieten Business Process Management, Integrationsinfrastrukturen und Workflow-Technologien. Unter anderem war er bei der spanischen Niederlassung von Staffware als Geschäftsführer tätig, von 1999 bis 2004 war er Mitglied des International Board.
Weitere Stationen waren TIBCO und Fujitsu. Er hat federführend an der Einführung von BPM als strategische Geschäftsgrundlage in großen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wie Finanzdienstleistungen, Telekommunikation und öffentliche Verwaltung mitgearbeitet. Javier Cancela hat einen Universitätsabschluss in Telekommunikation (Master of Science) mit Schwerpunkt Datenkommunikation.

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